Política de privacidade

1. Quem somos

A Maloti é um software para escritórios de contabilidade organizarem o fechamento mensal dos seus clientes. Enquanto está em beta e sem cobrança, a identificação completa da empresa (razão social, CNPJ e endereço) ainda não existe e será publicada aqui antes de qualquer contratação paga.

Canal para assuntos de dados pessoais: privacidade@maloti.com.br. Como agente de tratamento de pequeno porte (Resolução CD/ANPD 2/2022), a Maloti mantém este canal no lugar de um encarregado formal.

2. Em qual situação você está

• Contador ou usuário de um escritório: a Maloti decide sobre os dados da sua conta (controladora). Fale com privacidade@maloti.com.br.
• Cliente de um escritório, que respondeu a um pedido ou baixou guias por link, ou pessoa citada em documentos: quem decide sobre seus dados é o escritório de contabilidade (controlador). A Maloti trata esses dados em nome dele (operadora). Fale primeiro com o escritório; se escrever para a Maloti, encaminhamos o pedido a ele.
• Visitante do site: a Maloti é a controladora dos poucos registros técnicos da visita.

3. Dados que tratamos

Da conta do contador (Maloti controladora)

• E-mail de cada pessoa da equipe, usado para enviar o código de acesso, e de quem foi convidado, usado para enviar o convite.
• Nome de cada pessoa da equipe, o papel dela (dono ou colaborador) e o nome do escritório.
• Quem da equipe fez cada ação registrada no histórico.
• Histórico de aceites destes textos: quem aceitou, qual versão e quando.
• Chaves de API criadas pelo escritório: nome, prefixo, data de criação e de último uso. O segredo da chave não fica guardado, só uma forma irreversível dele.
• Cookies de sessão, que mantêm o contador conectado (seção 10).
• Registro de acesso: endereço IP, data e hora de cada entrada com código e de um uso por dia, guardado por 6 meses (seção 6).
• Registros técnicos dos fornecedores de infraestrutura, como endereço IP e horário das requisições, guardados por eles conforme as regras de cada um.

De quem usa um link de pedido ou de entrega (Maloti controladora)

• Registro de acesso: endereço IP, data e hora de cada envio, resposta ou download pelo link, guardado por 6 meses (seção 6). Esse registro é obrigação da própria Maloti como provedora de aplicação (art. 15 do Marco Civil da Internet), por isso aqui a Maloti é controladora, e não o escritório.

Dos clientes dos escritórios (Maloti operadora)

• Cadastro feito pelo escritório: nome da empresa, nome do contato e WhatsApp e, se o escritório quiser, CNPJ, e-mail do contato, regime tributário e observações. Não há campos de CPF, data de nascimento ou dados bancários no cadastro.
• Pedidos, competências, prazos e anotações do escritório.
• Respostas pelo link: tipo de resposta, valor informado e observação livre de até 1.000 caracteres.
• Arquivos enviados pelo cliente, com nome, tamanho, tipo e código de integridade. O conteúdo é escolhido por quem envia e pode incluir extratos bancários, notas fiscais, CPF, dados financeiros de terceiros e, eventualmente, dados sensíveis (seção 9).
• Guias anexadas pelo escritório, com vencimento e a data em que o cliente iniciou o download.
• Documentos gerais que o escritório guarda no cadastro do cliente, como contrato social e procuração, com nome, tamanho e tipo. O cliente não os vê pela Maloti.
• Registros do que aconteceu (envio registrado, link aberto, resposta, download iniciado), com data e hora, sem nomes nem conteúdo.

O site não usa pixels de publicidade, ferramentas de análise de terceiros nem cookies de terceiros. A própria Maloti conta, por dia, visitas à página inicial e cliques em “testar grátis”, sem cookies, sem endereço IP e sem nenhum dado que identifique a pessoa.

4. Para que usamos e com qual base legal

Quando a Maloti é controladora:

• Criar e manter a conta, dar acesso e prestar o serviço: execução de contrato (art. 7º, V, da LGPD).
• Segurança, prevenção de fraude e abuso e investigação de incidentes: legítimo interesse (art. 7º, IX, e art. 10).
• Avisos sobre o serviço, como mudanças nestes textos e incidentes: execução de contrato.
• Guarda de registros e cumprimento de obrigações legais, inclusive fiscais quando houver cobrança: obrigação legal (art. 7º, II).
• Guarda do registro de acesso por 6 meses, em ambiente controlado e sob sigilo: obrigação legal (art. 7º, II, da LGPD e art. 15 da Lei 12.965/2014, o Marco Civil da Internet). Ninguém o consulta pela aplicação, e ele só é entregue a terceiros por ordem judicial (art. 22 do Marco Civil).
• Defesa em processos: exercício regular de direitos (art. 7º, VI).

Quando a Maloti é operadora, trata os dados só para prestar o serviço ao escritório e conforme as instruções dele (art. 39 da LGPD), nos termos do contrato de tratamento de dados. A base legal desses tratamentos é definida pelo escritório. A Maloti não envia publicidade aos clientes dos escritórios e não usa os dados deles para fins próprios.

5. Com quem compartilhamos e onde os dados ficam

A Maloti não vende dados pessoais. Compartilha só com os fornecedores que ajudam a prestar o serviço:

• Supabase: banco de dados, arquivos e login. Região São Paulo (Brasil).
• Cloudflare: hospedagem e execução do site, em rede global; encaminhamento dos e-mails enviados para contato@, suporte@ e privacidade@maloti.com.br.
• Cloudflare R2: guarda das cópias de segurança cifradas, num espaço configurado com preferência pela região leste da América do Norte. Essa configuração não garante o país, então as cópias cifradas podem ficar fora do Brasil.
• Google Cloud: execução da rotina que gera as cópias de segurança, na região São Paulo (Brasil).
• Resend: envio do e-mail com o código de acesso, do convite para a equipe e do aviso ao escritório quando o cliente pede um link novo, que recebe o e-mail do destinatário e a mensagem. Envio pela região São Paulo (Brasil).

Também compartilhamos com autoridades quando a lei obriga. Integrações que o próprio escritório liga, por chave de API ou webhook, recebem os dados que o escritório autorizar: a API devolve as competências do escritório, e os webhooks enviam só o tipo do evento e identificadores, sem nomes nem conteúdo. O WhatsApp não recebe dados da Maloti: quem envia a mensagem com o link é o próprio escritório, pela conta dele.

Transferência internacional. Por causa das cópias de segurança no R2 e da rede global da Cloudflare, dados podem ser tratados fora do Brasil, com base no art. 33 da LGPD e nas cláusulas de proteção de dados oferecidas por esses fornecedores. As cópias saem da rotina já cifradas, e a chave que as abre fica sob controle da Maloti, fora desses fornecedores.

6. Por quanto tempo guardamos

Os prazos abaixo valem para todos os planos: o plano muda só o espaço para arquivos, não por quanto tempo eles ficam guardados. A Maloti não apaga arquivos por tempo nem por falta de espaço; quando o espaço do plano acaba, só os envios novos são recusados (ver os termos de uso, seção 5).

Há três momentos diferentes:

• No sistema em uso, os dados ficam enquanto o escritório mantém o cadastro. Quando houver cobrança, a conta sem assinatura (sem cartão cadastrado, com o teste ou a assinatura cancelados ou com o pagamento em atraso) é excluída com todos os dados 60 dias depois do fim do acesso, com aviso por e-mail 7 dias antes. Quando o escritório exclui um documento ou um cliente, a Maloti apaga os registros e os arquivos na hora. Se uma falha interromper a exclusão, a tela avisa e ela pode ser repetida. Em situações raras, como um envio do cliente em andamento no momento da exclusão, um arquivo pode ficar guardado sem ligação com o cadastro; a rotina diária apaga esses arquivos depois de 24 horas.
• Nas cópias de segurança, dados já excluídos continuam guardados até vencer a última cópia que os contém. A rotina faz uma cópia por dia e apaga sozinha as cópias com mais de 30 dias, então um dado excluído sai das cópias em até 30 dias. Não é possível apagar um cliente de dentro de uma cópia cifrada.
• Nos fornecedores, a eliminação definitiva segue os prazos internos de cada um.

O escritório pode excluir o escritório e a conta a qualquer momento em Configurações, depois de baixar os dados em “Baixar todos os dados”. A exclusão apaga os dados do sistema em uso na hora. Registros de aceite e, quando houver cobrança, de pagamentos e notas fiscais ficam guardados por 5 anos, para cumprir obrigações legais e exercer direitos (art. 16 da LGPD).

O registro de acesso fica guardado por 6 meses, mesmo depois da exclusão da conta, porque a lei exige esse prazo (art. 15 do Marco Civil da Internet). Depois disso, é apagado automaticamente.

A validade dos links (até 7 dias depois do prazo do pedido ou do vencimento das guias, de 14 a 60 dias) é só o prazo em que o link funciona; não é o prazo de guarda dos arquivos.

7. Como protegemos

• As medidas abaixo são as mesmas em todos os planos.
• Os dados de cada escritório ficam isolados no banco de dados.
• Os dados trafegam cifrados (HTTPS) e ficam cifrados em repouso no fornecedor de banco e arquivos.
• Os arquivos ficam em armazenamento privado e só são baixados por endereço temporário.
• Os links usam código aleatório de 256 bits, guardado só de forma irreversível, e podem ser revogados. Valem só enquanto o cliente precisa deles: o link de pedido até 7 dias depois do prazo, o de entrega até 7 dias depois do vencimento das guias, nunca mais de 60 dias. O link de pedido só permite responder aquele pedido; o de entrega só permite baixar aquelas guias.
• O acesso é sem senha, por código de uso único enviado ao e-mail.
• As cópias de segurança são cifradas, e a chave que as abre fica separada da rotina que as gera.
• Os registros técnicos do aplicativo não guardam dados pessoais, códigos de acesso nem conteúdo de arquivos. O registro de acesso exigido por lei fica numa área separada do banco, que a aplicação só consegue gravar, nunca ler.

Nenhuma medida elimina todos os riscos. Em incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, o controlador comunica a ANPD e os titulares (art. 48 da LGPD). Quando a Maloti é operadora, avisa o escritório em até 48 horas depois de confirmar o incidente.

8. Seus direitos

Pelo art. 18 da LGPD, você pode pedir:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• portabilidade, conforme a regulamentação da ANPD;
• informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
• oposição a tratamento que descumpra a LGPD;
• revisão de decisões automatizadas (a Maloti não toma decisões automatizadas que afetem seus interesses; estados como “Aguardando cliente” só organizam o trabalho do escritório).

Como pedir. Cliente de um escritório: procure o escritório. Se escrever para a Maloti, encaminhamos o pedido a ele em até 2 dias úteis. Contador ou visitante: escreva para privacidade@maloti.com.br; podemos pedir confirmação de identidade antes de responder.

Prazos. Quando a Maloti é controladora, confirma se trata seus dados e dá acesso a eles na hora, de forma simplificada, ou por declaração completa em até 15 dias (art. 19 da LGPD); os demais pedidos também são respondidos em até 15 dias. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Lista de interessados no lançamento

Quem se inscreve na lista de espera do lançamento informa o e-mail e, se quiser, o nome, o WhatsApp e quantos clientes atende. A Maloti é a controladora desses dados e os usa só para avisar sobre o lançamento e as condições de entrada, com base no seu consentimento (art. 7º, I, da LGPD). Não guardamos o endereço IP da inscrição.

Os dados ficam até 12 meses depois do lançamento ou até você pedir para sair, o que vier primeiro. Para sair ou retirar o consentimento, escreva para privacidade@maloti.com.br; a retirada não afeta o que foi feito antes dela.

9. Dados sensíveis e de crianças em anexos

A Maloti não pede dados sensíveis. Mas os arquivos enviados pelos clientes podem contê-los, como recibos médicos para a declaração de imposto de renda, ou trazer dados de crianças e adolescentes, como dependentes. Esses arquivos têm as mesmas proteções dos demais, e a base legal é do escritório controlador (arts. 11 e 14 da LGPD), que deve pedir só o necessário.

10. Cookies

A Maloti usa só cookies estritamente necessários, que mantêm o contador conectado. As páginas de link do cliente não usam esses cookies. Não há cookies de análise nem de publicidade. Se isso mudar, esta política muda antes, e cookies não essenciais só serão usados com o seu consentimento.

11. Mudanças nesta política

Mudanças relevantes são avisadas aos escritórios com 15 dias de antecedência e publicadas aqui, com nova versão e data. Os escritórios aceitam de novo no próximo acesso.