Termos de uso

Resumo

• A Maloti organiza o fechamento mensal do escritório de contabilidade. Ela não faz a contabilidade.
• Hoje a Maloti está em beta, por convite e sem cobrança. Quando o cadastro abrir, cada escritório novo escolherá um plano mensal ou anual, cadastrará o cartão e terá 30 dias grátis antes da primeira cobrança.
• O escritório decide sobre os dados dos clientes dele; a Maloti trata esses dados só para prestar o serviço.
• Não há fidelidade. Você pode pedir o encerramento da conta quando quiser.
• A Maloti não garante disponibilidade contínua e não substitui as cópias que o escritório deve manter.

1. Quem são as partes

Maloti: o serviço disponível em maloti.com.br. Enquanto a Maloti está em beta e sem cobrança, a identificação completa da empresa (razão social, CNPJ e endereço) ainda não existe e será publicada nesta página antes de qualquer contratação paga. Contato: contato@maloti.com.br.

Escritório: a pessoa física ou jurídica que se cadastra e aceita estes termos para usar a Maloti na sua atividade de contabilidade. Usuário é a pessoa que entra na conta do escritório. Cliente do escritório é quem responde aos pedidos e baixa as guias pelos links, sem conta.

2. Aceite

O escritório aceita estes termos, a política de privacidade e o contrato de tratamento de dados ao marcar a caixa de aceite no cadastro. A Maloti guarda quem aceitou, a versão aceita e a data. Quando estes textos mudam de forma relevante, a Maloti pede um novo aceite no próximo acesso.

O aceite eletrônico é meio válido de comprovação, nos termos do art. 10, § 2º, da Medida Provisória 2.200-2/2001.

3. O que a Maloti faz e o que não faz

A Maloti é um software oferecido pela internet (SaaS) para organizar o fechamento mensal do escritório: cadastrar clientes, abrir competências, criar pedidos de documentos, gerar links para o cliente responder sem criar conta, receber arquivos e respostas, anexar guias, gerar links de entrega e acompanhar cada competência até o fechamento.

A Maloti não:

• faz contabilidade, escrituração, apuração de tributos ou qualquer serviço privativo do profissional da contabilidade;
• envia mensagens de WhatsApp: o escritório abre a mensagem pronta no próprio aparelho e envia pela conta dele;
• confere o conteúdo, a autenticidade ou a suficiência dos documentos recebidos;
• confirma pagamento de guias nem afirma situação fiscal ou regularidade de ninguém;
• é o arquivo oficial dos documentos do escritório ou dos clientes dele;
• garante que o cliente recebeu, abriu ou leu uma guia. “Download iniciado” significa só que o download foi iniciado pelo link de entrega.

A guarda de livros, documentos e comprovantes exigida por lei (por exemplo, art. 195, parágrafo único, do Código Tributário Nacional, e art. 1.194 do Código Civil) é do escritório ou do cliente dele. O escritório deve manter cópias próprias dos documentos recebidos e entregues.

4. Conta, acesso e segurança

O acesso é sem senha: a Maloti envia um código de uso único para o e-mail do usuário, que vale por 1 hora. O mesmo e-mail traz um botão para entrar pelo navegador. Quem controla a caixa de e-mail controla o acesso à conta, por isso o escritório deve protegê-la (senha forte e verificação em duas etapas) e avisar a Maloti imediatamente se suspeitar de acesso indevido, em suporte@maloti.com.br.

Cada escritório tem um dono, a pessoa que o cadastrou, e pode convidar outras pessoas para a equipe, até o limite de usuários do plano. Só o dono contrata, troca e cancela o plano, convida e remove pessoas, cria chaves de API e webhooks, exclui clientes, muda o nome e o WhatsApp do escritório, baixa a exportação completa e exclui a conta. As demais pessoas fazem o trabalho do mês. Cada pessoa aceita estes termos ao entrar na equipe, e o escritório responde pelo que a equipe faz na Maloti. O histórico mostra quem da equipe fez cada ação.

Durante o beta, o cadastro é liberado pela Maloti, por convite; quando o cadastro abrir, qualquer escritório poderá se cadastrar pelo site.

5. Preço, planos e limites

Durante o beta, a Maloti não cobra pelo uso. Quando o cadastro abrir, valem estas regras, e nada é cobrado sem a contratação expressa do escritório:

• Teste grátis: para usar a Maloti, o escritório escolhe um plano e um ciclo (mensal ou anual) e cadastra um cartão de crédito no Asaas, que processa os pagamentos; a Maloti não recebe nem guarda os dados do cartão. Os primeiros 30 dias são grátis, com tudo o que o plano escolhido oferece e sem mínimo de clientes. A primeira cobrança é feita automaticamente no cartão no 31º dia, e a assinatura renova sozinha a cada mês ou a cada ano até ser cancelada. A Maloti avisa por e-mail na contratação e 7 dias e 1 dia antes da primeira cobrança, com a data e o valor, e mostra a mesma informação na plataforma. Cancelando antes da primeira cobrança, nada é cobrado. O teste grátis vale uma vez por escritório: uma nova assinatura depois de cancelar é cobrada na contratação.
• Planos: Solo, R$ 99 por mês, até 30 clientes cadastrados e 5 GB para arquivos e 1 usuário; Profissional, R$ 179 por mês, até 100 clientes cadastrados e 20 GB para arquivos e 3 usuários; Escritório, R$ 299 por mês, até 250 clientes cadastrados e 50 GB para arquivos e 10 usuários. No plano anual, cada ano custa 10 mensalidades do plano, cobradas de uma vez (2 meses grátis), e a Maloti avisa por e-mail 7 dias antes de cada renovação. Clientes excluídos e arquivos excluídos não contam; convites pendentes contam como usuários.
• Espaço para arquivos: soma tudo o que está guardado (arquivos recebidos dos clientes, guias e documentos do escritório). A Maloti avisa a partir de 80% do espaço. Passando de 100%, ainda aceita até 10% a mais; acima disso, recusa arquivos novos, inclusive pelos links dos clientes, até o escritório excluir arquivos ou mudar de plano.
• Beta: os escritórios do beta seguem sem cobrança até a abertura do cadastro, com até 10 clientes cadastrados, 1 GB para arquivos e 3 usuários. Depois, contratam como qualquer escritório, com os mesmos 30 dias grátis.
• A Maloti nunca apaga arquivos por falta de espaço nem por tempo de guarda enquanto o escritório mantém a conta. A guarda e a segurança dos arquivos são as mesmas em todos os planos; o plano muda só a quantidade de clientes e o espaço.
• Promoção de lançamento: quem assina enquanto ela estiver em vigor, e os escritórios que participaram do beta, pagam o preço promocional informado na tela de contratação nos primeiros 12 meses da assinatura (no anual, no primeiro ano), inclusive ao trocar de plano. Depois, vale o preço do plano.
• O escritório pode trocar de plano a qualquer momento em Configurações › Plano e dados. A troca vale a partir da cobrança seguinte; para descer de plano, a quantidade de clientes cadastrados e de pessoas na equipe precisa caber no plano novo. Se os arquivos guardados passarem do espaço do plano novo, nada é apagado: só os envios novos ficam recusados até caber.
• Sem assinatura (sem cartão cadastrado, com o teste cancelado, com a assinatura cancelada ou com o pagamento em atraso depois da tolerância), o escritório continua podendo assinar, baixar todos os dados ou excluir a conta, mas não usa o restante da Maloti até assinar. Os links já enviados aos clientes continuam valendo até expirar. 60 dias depois do fim do acesso sem assinatura, a conta é excluída com todos os dados, e a Maloti avisa por e-mail 7 dias antes.

Limites técnicos de hoje:

• até 20 MB por arquivo e até 10 arquivos por resposta do cliente;
• até 100 arquivos por pedido e até 2.000 arquivos por dia por escritório, somando todos os links de pedido;
• tipos aceitos: PDF, JPG, PNG, HEIC/HEIF, XLSX, CSV, OFX e XML;
• download em lote (ZIP) de até 50 documentos ou 200 MB por vez;
• o link de pedido vale até 7 dias depois do prazo do pedido, e o de entrega até 7 dias depois da data mais distante entre o vencimento das guias e o prazo do item; sem data, 30 dias; nunca menos de 14 nem mais de 60 dias. Os dois podem ser trocados ou revogados a qualquer momento. No link vencido, o cliente pode pedir um link novo (um pedido por link a cada 24 horas): a Maloti avisa o escritório, que manda o link pelo próprio WhatsApp.

A Maloti não apagará dados nem cobrará valores por excesso de uso sem aviso prévio e regra contratada.

6. Obrigações do escritório

• Usar a Maloti só para a sua atividade profissional lícita.
• Ter base legal para tratar os dados pessoais dos seus clientes e das pessoas citadas nos documentos, e informá-los sobre esse tratamento. Na relação com os seus clientes, o escritório é o controlador dos dados (art. 5º, VI, da LGPD).
• Pedir só o necessário. Não usar pedidos, observações ou anexos para coletar senhas, certificados digitais ou credenciais de acesso.
• Conferir o destinatário antes de enviar um link: quem tem o link consegue responder aquele pedido ou baixar aquelas guias até o link vencer ou ser revogado.
• Manter cópia própria dos documentos e baixar os arquivos recebidos no prazo útil para o trabalho.
• Cumprir os deveres da profissão contábil, inclusive o sigilo profissional e o contrato escrito com os seus clientes. A Maloti não substitui esse contrato.
• Não tentar acessar dados de outros escritórios, contornar limites técnicos, sobrecarregar o serviço ou enviar conteúdo ilícito ou malicioso.
• Guardar as chaves de API que criar como senhas. Uma integração ligada com uma chave age em nome do escritório, que responde pelo que ela faz e pode revogá-la a qualquer momento em Configurações › Integrações.

7. Obrigações da Maloti

• Prestar o serviço conforme estes termos.
• Adotar medidas técnicas e administrativas de segurança aptas a proteger os dados pessoais (art. 46 da LGPD), descritas no anexo 2 do contrato de tratamento de dados.
• Tratar os dados dos clientes do escritório só para prestar o serviço e conforme as instruções do escritório (art. 39 da LGPD).
• Avisar o escritório sobre incidentes de segurança que afetem dados tratados em nome dele, conforme o contrato de tratamento de dados.
• Atender por e-mail, com resposta em até 2 dias úteis: suporte@maloti.com.br (uso), privacidade@maloti.com.br (dados pessoais) e contato@maloti.com.br (contrato).

8. Disponibilidade e cópias de segurança

A Maloti não oferece nível de serviço (SLA) nem garante disponibilidade contínua. O serviço pode ficar fora do ar por manutenção, falha de fornecedores ou causas fora do controle da Maloti. Em manutenção, os links dos clientes mostram uma tela de indisponibilidade temporária.

Existe uma rotina de cópia de segurança cifrada do banco de dados e dos arquivos. As cópias não garantem a recuperação de todos os dados nem um limite de perda. O estado da rotina e os prazos estão na política de privacidade.

9. Dados e propriedade intelectual

Os dados cadastrados e os arquivos enviados pertencem ao escritório ou aos clientes dele. O escritório autoriza a Maloti a armazená-los, processá-los e exibi-los só na medida necessária para prestar o serviço, durante o contrato e os prazos de guarda da política de privacidade.

O software, a marca, o design e a documentação da Maloti são da Maloti (Leis 9.609/1998 e 9.610/1998). O escritório recebe direito de uso não exclusivo e intransferível enquanto o contrato durar.

A Maloti pode usar estatísticas agregadas e anonimizadas sobre o uso (por exemplo, quantos pedidos foram respondidos) para melhorar o produto. Nunca usa o conteúdo dos arquivos nem dados de clientes dos escritórios para isso, e nunca para treinar modelos de inteligência artificial.

10. Suspensão

A Maloti pode suspender o acesso, com aviso prévio sempre que possível:

• em caso de uso que viole estes termos ou a lei, ou que ameace a segurança do serviço ou de outros escritórios;
• por ordem de autoridade competente;
• quando houver planos pagos, por falta de pagamento: aviso no vencimento, 15 dias de tolerância, depois acesso só para assinar de novo e baixar os dados e, 60 dias depois do fim do acesso, exclusão da conta com aviso 7 dias antes.

A suspensão, por si, não apaga dados.

11. Prazo, cancelamento e encerramento

O contrato vale por prazo indeterminado, sem fidelidade. O escritório pode encerrar a conta a qualquer momento em Configurações › Excluir escritório e conta, que apaga os dados do sistema em uso na hora. Antes, pode baixar tudo em Configurações › Baixar todos os dados. Também pode pedir o encerramento por suporte@maloti.com.br, a partir do e-mail cadastrado; nesse caso, a Maloti dá 30 dias para baixar os dados, a menos que o escritório peça a exclusão imediata.

Cancelamento de assinatura, desistência e reembolso de planos pagos seguem a seção Cancelamento, desistência e reembolso.

A Maloti pode encerrar o contrato por descumprimento grave destes termos, com notificação. Se decidir descontinuar o serviço, avisará com pelo menos 30 dias de antecedência, com acesso para baixar os dados durante todo o aviso.

Cancelamento, desistência e reembolso

Durante o beta, a Maloti não cobra pelo uso, então não há o que cancelar ou devolver. Quando houver planos pagos, valem estas regras:

• Cancelar a assinatura é tão simples quanto contratar: em Configurações › Cancelar assinatura, sem multa, sem fidelidade e sem precisar falar com ninguém. Nenhuma cobrança nova é gerada depois do cancelamento.
• Desistência em até 7 dias da primeira cobrança paga do escritório (art. 49 do Código de Defesa do Consumidor e art. 5º do Decreto 7.962/2013): o escritório recebe de volta tudo o que pagou, sem precisar justificar. A devolução é feita pelo mesmo meio do pagamento: estorno no cartão ou transferência para quem pagou por Pix ou boleto. Uma nova assinatura depois de cancelar não reabre esse prazo. Durante o teste grátis não há cobrança: cancelar basta.
• A Maloti confirma por e-mail, na hora, o recebimento do cancelamento ou da desistência.
• Depois dos 7 dias, o cancelamento encerra a renovação e não há devolução proporcional do período já pago, que continua disponível até o fim. Depois disso, vale a regra de quem está sem assinatura: assinar de novo, baixar os dados ou excluir a conta, que é excluída 60 dias depois do fim do acesso.
• Cobrança indevida, como em duplicidade ou depois do cancelamento, é devolvida por inteiro.
• Dúvidas e pedidos de desistência também podem ser enviados para contato@maloti.com.br.

12. Responsabilidade

Cada parte responde pelos danos que causar ao descumprir estes termos, nos limites da lei.

A Maloti não responde por:

• decisões, apurações, prazos fiscais ou obrigações profissionais do escritório;
• o conteúdo dos documentos enviados pelos clientes do escritório;
• links enviados pelo escritório à pessoa errada ou repassados a terceiros;
• indisponibilidade causada por caso fortuito ou força maior (art. 393 do Código Civil).

Quando houver planos pagos, a indenização devida pela Maloti ao escritório fica limitada ao valor pago nos 12 meses anteriores ao fato. Esse limite não vale em caso de dolo ou culpa grave, não reduz direitos garantidos por lei ao escritório e nunca vale perante os titulares dos dados (arts. 42 a 45 da LGPD).

13. Mudanças nestes termos

A Maloti avisa por e-mail e na própria Maloti, com 15 dias de antecedência, mudanças relevantes nestes termos, na política de privacidade ou no contrato de tratamento de dados, e pede novo aceite. Se o escritório não concordar, pode encerrar a conta antes de a nova versão valer, com o prazo para baixar os dados.

14. Lei aplicável e foro

Valem as leis brasileiras. Fica eleito o foro do domicílio do escritório contratante. Se alguma cláusula for considerada inválida, as demais continuam valendo. A tolerância com um descumprimento não muda estes termos.

Contrato de tratamento de dados (DPA)

Este contrato faz parte destes termos e regula os dados pessoais que a Maloti trata em nome do escritório (arts. 37 a 42 e 46 a 49 da Lei 13.709/2018, a LGPD). Os dados da conta do usuário, que a Maloti trata como controladora, seguem a política de privacidade.

Papéis. O escritório é o controlador dos dados dos seus clientes e das pessoas citadas nos documentos. A Maloti é a operadora: trata esses dados só para prestar o serviço.

Instruções. São instruções do escritório: este contrato, o uso que ele faz das funções da Maloti (cadastrar, pedir, excluir, baixar) e instruções escritas enviadas a privacidade@maloti.com.br. Se a Maloti considerar uma instrução ilícita, avisa o escritório e pode suspender seu cumprimento até o esclarecimento.

Deveres do escritório. Ter base legal para cada tratamento (arts. 7º e 11 da LGPD), informar os titulares, pedir só o necessário, orientar os seus clientes a não enviar dados sensíveis ou de crianças e adolescentes além do necessário, atender os titulares e, quando cabível, comunicar incidentes à ANPD e aos titulares (art. 48 da LGPD).

Deveres da Maloti. Tratar os dados só conforme as instruções do escritório, nunca para fins próprios, publicidade, venda ou treinamento de inteligência artificial; garantir sigilo de quem tem acesso; manter as medidas de segurança do anexo 2; só abrir o conteúdo de arquivos quando indispensável para um suporte pedido pelo escritório, para investigar incidente ou por ordem legal, registrando o motivo; e apoiar o escritório em pedidos de titulares e incidentes.

Suboperadores. O escritório autoriza os fornecedores listados na política de privacidade. A Maloti avisa com 15 dias de antecedência a inclusão ou troca de fornecedor que trate dados do escritório. Se o escritório se opuser por motivo razoável e não houver solução, pode encerrar a conta sem custo.

Incidentes. A Maloti avisa o escritório em até 48 horas depois de confirmar um incidente de segurança que afete dados tratados em nome dele, com o que souber sobre a natureza do incidente, os dados e os titulares afetados, as medidas de segurança existentes, os riscos, as medidas tomadas e o contato responsável (art. 48, § 1º, da LGPD), completando depois o que faltar. A comunicação à ANPD e aos titulares cabe ao escritório; a Maloti coopera e não fala com os clientes do escritório em nome dele sem instrução, salvo obrigação legal.

Pedidos de titulares. Se um titular pedir à Maloti algo sobre dados que o escritório controla, a Maloti encaminha o pedido ao escritório em até 2 dias úteis e só informa ao titular a quem se dirigir. O escritório pode consultar, baixar, corrigir e excluir os dados dos seus clientes na própria Maloti.

Transferência internacional. As cópias de segurança cifradas podem ficar fora do Brasil (ver a política de privacidade). A Maloti fornece ao escritório as informações de que dispuser para a avaliação dele (Resolução CD/ANPD 19/2024).

Demonstração de conformidade. A pedido do escritório, a Maloti responde a um questionário e envia documentação sobre o cumprimento deste contrato, uma vez por ano ou depois de um incidente.

Fim do contrato. Quando o escritório exclui a conta em Configurações, a Maloti apaga os dados do sistema em uso na hora. Quando o encerramento é pedido por e-mail ou parte da Maloti, há 30 dias para baixar os dados antes da exclusão. As cópias de segurança são apagadas quando vence a última cópia que os contém. Se uma restauração trouxer de volta dados já excluídos, a Maloti os exclui de novo, com a confirmação do escritório, antes de liberar o acesso.

Responsabilidade. Cada parte responde pelos danos que causar ao violar a LGPD ou este contrato (arts. 42 a 45 da LGPD). Limites entre as partes não valem perante os titulares. Em conflito sobre dados tratados em nome do escritório, este contrato prevalece sobre os termos.

Anexo 1 · Descrição do tratamento

• Titulares: contatos dos clientes do escritório e pessoas citadas nos documentos (sócios, empregados, prestadores e, eventualmente, dependentes, inclusive crianças e adolescentes).
• Dados: nome da empresa, nome do contato e WhatsApp e, opcionais, CNPJ, e-mail do contato, regime tributário e observações; pedidos, competências, prazos e anotações; respostas (valor e observação livre de até 1.000 caracteres); arquivos enviados, com nome, tamanho, tipo e código de integridade (o conteúdo é escolhido por quem envia e pode incluir extratos, notas, CPF e dados sensíveis); guias anexadas; documentos gerais guardados pelo escritório no cadastro do cliente; registros de envio, abertura, resposta e download iniciado, com data e hora.
• Finalidade: organizar o fechamento mensal do escritório.
• Operações: coleta pelo link, armazenamento, organização, consulta, exibição, download, cópia de segurança, restauração e eliminação.
• Duração: enquanto durar o contrato, mais o prazo para baixar os dados, quando houver, e os 30 dias das cópias de segurança.

Anexo 2 · Medidas de segurança

• Isolamento dos dados de cada escritório no banco de dados (Row Level Security), coberto por testes automatizados.
• Arquivos em armazenamento privado, acessados por endereço assinado de curta duração.
• Dados cifrados em trânsito (HTTPS) e em repouso no fornecedor de banco e arquivos; as mesmas medidas em todos os planos.
• Links com código aleatório de 256 bits guardado só como hash, válidos até 7 dias depois do prazo do pedido ou do vencimento das guias (de 14 a 60 dias), revogáveis e restritos a um pedido ou às guias de um item; abrir o link não altera dados; páginas do link fora de buscadores.
• Limite de ações por link.
• Acesso sem senha, por código de uso único enviado ao e-mail; cadastro só por convite durante o beta.
• Chave de serviço do banco só no servidor.
• Registros do aplicativo sem dados pessoais, códigos de acesso ou conteúdo de arquivos.
• Cópias de segurança cifradas com chave pública; a chave de abertura fica separada da rotina que gera as cópias.