Rotina do mês
Iniciar o mês, pedir, receber, executar, entregar e fechar.
Cada cliente tem uma competência por mês. Ela reúne os itens daquele mês em três grupos: Coletar (o que você pede ao cliente), Executar (o trabalho interno) e Entregar (as guias que vão para o cliente). A competência anda do pedido ao fechamento.
Cada grupo abre e recolhe, com um resumo de uma linha no cabeçalho. Ao abrir a competência, ficam abertos o grupo da próxima ação e os que têm algo para você; o que está resolvido ou só aguarda o cliente vem recolhido. Se você abrir ou recolher um grupo, a Maloti lembra neste navegador até o grupo mudar. Abrir tudo e Recolher tudo mudam todos de uma vez. Cada item ocupa uma linha, com o estado e a ação do momento (como Pedir ou Marcar como feito); o resto, como Marcar como recebido (quando o arquivo chegou por outro canal) e Reabrir item, fica no menu ⋯ do item.
1. Iniciar o mês
Em Clientes › Iniciar o mês, a Maloti mostra todos os clientes de uma vez, com o que cada competência vai ter: os itens do mês anterior (sem os cancelados e sem prazos) ou o modelo mensal básico. Desmarque quem não deve começar agora e toque em Iniciar. Quem já tinha a competência do mês não é tocado.
Para um cliente só, abra o cliente e use Iniciar competência. Para iniciar todo mês sem precisar lembrar, ligue o início automático.
2. Pedir
Em Hoje ou na competência, toque em Pedir no item de coleta. A Maloti monta a mensagem com o nome do escritório e um link seguro, e você envia pelo seu próprio WhatsApp. A Maloti não envia mensagens sozinha. Para cobrar quem ainda não respondeu, use o lembrete do mesmo item.
3. Receber
O cliente responde pelo link, sem criar conta: envia arquivos, informa um valor ou avisa que não tem aquele documento. Com a Maloti aberta, um aviso aparece em qualquer tela quando chega uma resposta, e o item muda de situação na competência. Os arquivos ficam em Documentos, por cliente e por mês.
4. Executar
A apuração continua no seu sistema contábil. Na Maloti, marque como feito cada item de Executar quando o trabalho estiver pronto.
5. Entregar
Anexe as guias no item Entregar e prepare a mensagem de entrega com o link de download. Veja os detalhes em Entregas.
6. Fechar
Quando os itens obrigatórios estiverem resolvidos, a competência aparece como Pronta para fechar em Hoje e em Clientes. Feche a competência para tirá-la da fila. Se precisar, ela pode ser reaberta.
Onde acompanhar
- Hoje: o que depende de você (Para fazer) e o que espera o cliente (Aguardando), com filtros para as atrasadas e as prontas para fechar.
- Clientes: a situação de cada cliente, com filtros.
- Documentos: os arquivos recebidos e as guias, com download em lote.
- Busca: Ctrl K (ou Cmd K no Mac) encontra clientes, meses e arquivos.